Приказ об использовании электронной почты

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Приказ об использовании электронной почты

В компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения. Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров?

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.11 по делу № 33–23754).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал.

Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Полную версию статьи «Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс» читайте в №6, 2015

Источник: https://zakon.ru/blog/2015/11/27/elektronnaya_perepiska_s_rabotnikami_v_kachestve_dokazatelstva_v_sude

Правила пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

Приказ об использовании электронной почты

I.      Общие положения

  1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования работниками ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» корпоративной электронной почтой ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» (далее – корпоративная почта).
  2. Система корпоративной почты организована в домене «naotub.ru». Адрес для входа в корпоративную почту:

https://mail.yandex.ru/?pdd_domain=naotub.ru

Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

  1. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса:
  • индивидуальные адреса работников учреждения;
    • технические адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее – технические адреса).
  1. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

II.           Правила пользования корпоративной почтой работниками

  1. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее – письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.
  2. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» при подготовке электронного письма должен:

1)      указывать тему письма, соответствующую его содержанию;

2)      в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;

3)      в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы, рабочий телефон, включая междугородний код города Нарьян-Мара, адрес корпоративной почты.

Образец оформления электронного письма размещен в Приложении №1 к настоящим Правилам.

  1. Работнику ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» запрещается:

1)      использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»;

2)      использовать для официальной и деловой переписки адреса электронной почты, не относящиеся к корпоративной почте;

3)      осуществлять массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе писем рекламного характера;

4)      рассылать письма, содержащие:

  • конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен законодательством, в том числе содержащую государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних), материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
  • недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности и т.п.;
  • файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
  • программы для осуществления несанкционированного доступа;
  • серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
  • логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
  • ссылки на вышеуказанную информацию.

5)      без   разрешения  администратора  системы   корпоративной  почты:

  • использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки;
  • публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет- ресурсах;
  • сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.
  1. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
  2. Работникам ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» рекомендуется регулярно (не реже одного раза каждые 3 часа в течение рабочего времени) проверять поступление почты на свой индивидуальный адрес.

III.   Правила организации деятельности корпоративной почты

  1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают сотрудники информационного отдела.
  2. Информационный отдел:
  • является администратором системы корпоративной почты;
  • ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;
  • обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;
  • осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.
  1. Индивидуальный адрес работника создается при приеме на работу в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», смене работником фамилии, по решению главного врача ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», руководителей структурных подразделений.

Ликвидация индивидуального адреса работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

  1. В целях контроля настоящих Правил, содержимое почтового ящика работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления работника по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя данного работника.
  2. Индивидуальные адреса работников блокируются в случаях:
  • осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;
  • возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;
  • использования работником корпоративной почты не по назначению;
  • в иных случаях нарушения настоящих Правил, по решению администратора системы корпоративной почты.
  1. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня уведомляет о блокировании адреса пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.
  2. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор системы корпоративной почты информирует пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.

 

оформления электронного письма

Адресат:[Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”>адрес1@naotub.ru]; [Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”>адрес2@ogvnao.ru]

Тема: [Правила пользования корпоративной электронной почтой]

Тело письма:

[Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию Правила пользования корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с вводом в эксплуатацию системы корпоративной электронной почты на домене naotub.ru.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – «Правила пользования корпоративной электронной почтой.docx».]

Подпись:

[С уважением,

Ведущий системный администратор

ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»

Бобрешов Алексей Юрьевич

(81853) 4-21-14,

e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”>Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.]

Источник: http://naotub.ru/for-mo/2-uncategorised/92-pravila-polzovaniya-korporativnoj-elektronnoj-pochtoj-i-organizatsii-ee-deyatelnosti

Приказ об изменении адресов электронной почты сотрудников

Приказ об использовании электронной почты

Адреса служебной электронной почты (учетные записи на почтовом сервере) сотрудников Органов власти, официальные адреса электронной почты Органов власти (подразделений) имеют вид . 4.

Для заведения учетной записи электронной почты в государственное автономное учреждение Тульской области «Центр информационных технологий» направляется заявка (приложение 1) за подписью руководителя Органа власти (организации, подразделения) с обоснованием необходимости заведения учетной записи, копия заявки направляется на электронный адрес . 5.

Для обмена служебной информацией и ее хранения не допускается использование сторонних электронных сервисов и ресурсов, таких как google.com, (google.ru, gmail.com и пр.), yandex.ru, mail.ru, yahoo.com, live.com и т.д.

6. Для обмена информацией между Органами власти в качестве отправителей и получателей электронных сообщений используются только адреса электронной почты вида . 7.

Положение об использовании электронной почты

Предоставляется в пользование на возмездной (платной) основе.

Пользователь – работник Организации, использующий электронную почту для выполнения своих должностных обязанностей.

Почтовый клиент – ПО, входящее в состав АРМ пользователя ИС, предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты.

Почтовый сервер – сервер электронной почты – ПО, осуществляющее обработку и передачу почтовых сообщений между АРМ ИС Организации, а также общедоступных сетей – Интернет.

Организация – «ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ». Отправитель – работник Организации, осуществляющий пересылку электронных сообщений получателю посредством электронной почты.

Об утверждении порядка работы с электронной почтой и сайтом в сети «Интернет»

Шестопалова.

№ 322 и регламентом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденным приказом Роспотребнадзора от 22 декабря 2005 года № 803. Порядок определяет организацию работы по размещению документов в сети «Интернет» на сайте Роспотребнадзора; 2.

Размещение документов в сети «Интернет» на сайте Роспотребнадзора осуществляется в целях обеспечения реализации прав граждан и организаций на доступ к информации о деятельности федеральных органов исполнительной власти и оперативного информирования подведомственных органов и организаций Роспотребнадзора.

Информационное письмо об изменении почты

Важно Информационное письмо об изменении ценовой политики.

Образец №3. Информационное письмо об открытии филиала. Образец №4. Информационное письмо о смене директора. Образец №5. Информационное письмо об изменении реквизитов.

Как написать информационное письмо? — статья. Образец №1. Информационное письмо об участии в выставке.

Образец №4. Внимание Новые номера телефона и факса – [номера телефонов].

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы.

Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.

А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака.

Составление и отправка уведомления о смене юридического адреса

Но Федеральный закон № 129-ФЗ, вступивший в действие с 01.01.2016 года внес изменения в порядок смены юридического адреса для организаций, значительно усложнив процедуру. Теперь весь процесс разбит на два этапа.

На этом этапе для уведомления органов налогового надзора потребуется предоставить следующие документы:

  1. Уведомление – заявление по установленной форме р14001.
  2. Протокол общего собрания учредителей, если таковых несколько;
  3. Решение об изменении места нахождения организации, если у организации имеется лишь один учредитель;

Указанные документы подаются в подразделение налоговой инспекции, к которому учреждение относилось, согласно старому юридическому адресу, не позднее трех рабочих дней, истекших с даты, на момент которой было принято документальное решение о смене основных реквизитов.

Образец уведомления о смене адреса рабочего места

Руководство компании сообщило на словах сегодня, что компания меняет офис и мы с середины марта будем работать по другому адресу (Москва, но другой район, очень неудобно добираться от метро!).

соглашение? Форум:

  1. Кадровое делопроизводство

Мазухина_Анна 2019-02-16 08:12 Нужно уведомлять. И поменяйте уже в том же порядке ст.

74 ТК РФ указание места работы на «г. Москва», чтобы при следующем переезде не мучаться. С теми работниками, которые с такими изменениями согласились, необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором в качестве рабочего места будет обозначен новый адрес.

ПОЛОЖЕНИЕ. об официальной электронной почте

1.2 Положение разработано в соответствии с Законом РФ от «О государственной тайне», Федеральным законом 149-ФЗ от «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральным законом 152-ФЗ от «О персональных данных». 1.

3 Настоящее Положение определяет порядок работы с электронной почтой в системе электронного документооборота. 1.

4 Электронная почта Консерватории является ресурсом электронной информационно-образовательной среды (ЭИОС) организации, размещенным в сети «Интернет» на хостинг площадках Российского провайдера и привязанным к домену glazunovcons.ru.

1.5 Электронная почта Консерватории должна использоваться в рамках должностных обязанностей. Все сообщения электронной почты в информационных системах и сетях считаются собственностью учреждения. 2. Основные понятия, сокращения 2.1.

Смена контактного адреса электронной почты в регистрационных данных

В конце письма в этом случае должна стоять подпись доверенного лица.

Источник: http://domzalog.ru/prikaz-ob-izmenenii-adresov-ehlektronnoj-pochty-sotrudnikov-66644/

Окно права
Добавить комментарий