Отчетность кассира банка

Инструкция по кассовому учету

Отчетность кассира банка

На практике много вопросов возникает у ИП и субъектов малого предпринимательства (ООО) по ведению кассы. Рассмотрим возможные операции с применением ККМ.

1. Открытие кассы

На кассовых аппаратах смена открывается либо документом «Открытие смены», либо автоматически первым чеком. Рекомендуем перед открытием смены распечатывать X-отчет, по которому можно сверить дату и время, номер последнего Z-отчета (последняя запись в Журнале кассира-операциониста), проверить, что сменный итог обнулен (смена закрыта).

До начала работы с ККТ кассир-операционист указывает в журнале КМ-4 показания счетчиков ККТ на начало дня. Они должны совпадать с показаниями счетчиков на конец предыдущей рабочей смены.

2. Прием выручки

В течение рабочей смены кассир-операционист принимает от покупателей деньги (банковские карточки) в оплату товаров (работ, услуг), сразу выбивает чеки, отдает их покупателям вместе с покупкой и сдачей. Оформлять ПКО на каждую сумму, пробитую через ККТ, не надо.

В течение дня, для контроля денежных средств, проведенных через кассовый аппарат, используется X-отчет. Он позволяет посмотреть сумму выручки, проведенную по кассе за смену на момент снятия. В течение смены снимать такой отчет можно неограниченное количество раз. Сумма наличных денег в денежном ящике всегда должна совпадать с показаниями X и Z-отчетов ККМ.

В розничной торговле не исключены ситуации, когда клиент хочет вернуть приобретенный товар. Если товар возвращается в день покупки, операция оформляется также, как и при продаже – через документ «Чек ККМ», только в данном случае делается чек на возврат.

При возврате товара не в день покупки выдача денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Для возврата денег покупателю из главной кассы составляется расходный кассовый ордер.

3. Прием наличных из банка

Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

При приеме наличных денежных средств из банка оформляется ПКО.

4. Выдача денег под отчет

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Для выдачи денег в подотчёт составляется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.

В течение 3х рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или со дня выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми документами, подтверждающими произведённые расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление.

Если у сотрудника остались подотчетные деньги на руках, то он возвращает их обратно в кассу. Оформляется ПКО.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом он может взять снова деньги в подотчёт.

Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги в подотчёт, законом этот период никак не ограничивается. Главное, в заявлении подотчётного лица этот срок должен быть чётко указан, а руководитель даёт своё согласие посредством подписи.

Деньги под отчёт можно перечислять и на банковские зарплатные карты сотрудников.

5. Выдача ЗП

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается «депонировано».

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется РКО.

Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Исправления в документах не допускаются.

7. Закрытие кассовой смены

В конце дня происходит закрытие кассовой смены. На кассе ККМ снимается Z-отчет, который показывает сумму выручки за операционный день и фиксирует закрытие кассовой смены. На основании Z-отчета заполняется Журнал кассира-операциониста. В конце дня приходуется вся выручка в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Если ККМ вообще в течении дня не включался, то и Z-отчет в конце дня распечатывать не следует.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

Нумерация страниц в хронологическом порядке.

Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Все что зарабатывает организация, является её собственностью. Поэтому даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Т.е. брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

ИП в отличие от ООО имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с р/с на свои личные нужды (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Источник: //fingu.ru/blog/instruktsiya-po-kassovomu-uchetu/

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Отчетность кассира банка

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: //IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Отчетность кассира банка

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу.

Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

  • либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
  • либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня.

Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О.

кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир.

Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.

5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Торгуйте по новым правилам. Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.

Узнать подробнее

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1–КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Отправляйте ПКО в сервисы бухучета 1С:Предприятие 8.x, Контур.Эльбу или Контур.Бухгалтерию бесплатно из сервиса Контур.Маркет.

Узнать подробнее

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

  • отчет о регистрации;
  • отчет об изменении параметров регистрации;
  • отчет об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
  • отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • отчет о текущем состоянии расчетов;
  • подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены.

Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.

2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757).

На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

  • полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
  • частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
  • предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки.

Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622).

Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Просим вас поделиться первым опытом по работе с онлайн-кассами. Пройдите опрос и помогите нам стать полезнее для вас. Будем благодарны за подробные и искренние ответы. 

мнением

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Источник: //kontur.ru/articles/4885

Кассовые документы

Отчетность кассира банка

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

  • Приходный ордер;
  • Расходный ордер;
  • Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
  • Кассовая книга;
  • Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
  • Авансовая отчетность;
  • Расчетно-платежная ведомость;
  • Отчетность кассира-операциониста;
  • Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
  • Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

//www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в статье.

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

  1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
  2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
  3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом.

    Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.

  4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

  • Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
  • Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: //okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovye-dokumenty

Документы кассовые: оформление, проверка, хранение. Порядок оформления первичных кассовых документов

Отчетность кассира банка

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается приходный ордер в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это.

В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале.

Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре.

Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

  1. В строке “Основание” именуется хозяйственная операция.
  2. В графе “В том числе” проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают “без НДС”.
  3. В строке “Приложение” должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
  4. В графе “Кредит, код подразделения” проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие.

К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие.

При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях.

Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер.

В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр.

В строках “Начислено” указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу.

Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты.

В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка “Депонировано”.

По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер.

В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня.

При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается старший кассир, а также руководитель предприятия.

Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных “Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании”.

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также налогового инспектора. Журнал также заверяется печатью предприятия.

Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира.

В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер.

После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы.

Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре.

Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки.

При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам.

В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

Рекомендации по заполнению

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

  1. Сумму прописью всегда следует указывать с заглавной буквы. Копейки при этом допускается записывать цифрами. Например: Восемнадцать тысяч рублей 10 копеек.
  2. Бумаги могут быть заполнены как от руки, так и с использованием технических средств (компьютера, например).
  3. Нормативные акты допускают корректировку информации в кассовых документах. Однако при этом необходимо соблюдать ряд требований. Неверную запись следует аккуратно зачеркнуть одной линией. Рядом или (если это возможно) над ней указываются верные сведения. Здесь же следует сделать приписку: “Исправленному верить”, “Зачеркнутое недействительно” либо “Верно”. Рядом с этой записью должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
  4. При наличии помарок, подчисток, замазываний “штрихом” и прочих аналогичных способов исправления документ считается недействительным.

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок.

Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры.

При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

  1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
  2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
  3. Контроль формирования дел производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
  4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом – по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета.

В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом.

Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами.

Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

Источник: //FB.ru/article/248083/dokumentyi-kassovyie-oformlenie-proverka-hranenie-poryadok-oformleniya-pervichnyih-kassovyih-dokumentov

Окно права
Добавить комментарий