Нужно ли подписывать приложения к договору?

Опыт работы специалистов Департамента правового консалтинга «ЮрБизнесКоллегии», показывает, что огромное количество подписанных договоров страдает недостатками, которые позволяют квалифицировать эти договоры как незаключенные.

Вопрос: В каком случае договор следует считать незаключенным? 

Ответ: В соответствии со статьей 432 Гражданского кодекса Российской Федерации договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Соответственно, в том случае, если стороны НЕ достигли соглашения по всем существенным условиям, либо не оформили свои договоренности надлежащим образом, договор считается НЕзаключенным.

Вопрос: А что относится к существенным условиям договора?

Ответ: Согласно закону, существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Разумеется, перечень существенных условий является очень различным для разных видов договоров. Сегодня мы хотели бы поговорить о более общих моментах, а именно – показать некоторые типичные ситуации незаключенности договора и обозначить основные практические последствия этого явления.

В качестве одного из самых ярко выраженных примеров незаключенности договора можно привести отсутствие в договоре приложений, необходимость которых вытекает либо из требований  закона либо из текста самого договора.

Это всем известные спецификации к договорам поставки, технические задания и графики выполнения работ к договорам подряда, планы арендуемых помещений – к договорам аренды помещений и т.п.

документы самого различного содержания.

Эти приложения становятся важнейшей частью договора, и содержат в себе значительную, а иногда – подавляющую часть существенных условий договора, включая подчас описание самого предмета. Между тем нередко складывается ситуация, когда даже к моменту подписания основного текста договора приложение к нему еще не готово.

И хорошо, если хотя бы через некоторое время после подписания договора сторонами все-таки оформляется и приложение к нему. Часто бывает так, что приложение так и остается неоформленным.

И вот здесь хотелось бы предостеречь уважаемых радиослушателей и посоветовать им, в первую очередь, конечно, стараться НЕ подписывать текст основного договора, если не к нему не подготовлены все необходимые приложения.

Знайте, что договор, подписанный без соответствующих  приложений к нему, является незаключенным, и НЕ порождает соответствующих правовых последствий. Идя на подписание такого документа, Вы по сути лишаете интересующую Вас сделку тех правовых гарантий, которые предусмотрены для нее законом.

Вопрос:  скажите, а существует ли судебная практика по данному вопросу?

Ответ: Безусловно, по данной теме существует значительный объем арбитражной судебной практики. В качестве иллюстрации можно привести одно из судебных дел.

Между Государственным предприятием (поставщиком) и акционерным обществом (покупателем) был заключен договор поставки автобусов. Комплектация и технические характеристики автобусов должны были определяться спецификацией, т.е.

приложением к договору. Однако указанная спецификация НЕ была подписана сторонами.

События развивались следующим образом. Продукция не была оплачена покупателем в срок. Поставщик обратился в арбитражный суд с иском о взыскании неустойки, предусмотренной договором поставки за нарушение сроков оплаты. Арбитражным судом было отказано в иске.

При этом суд указал на то, чтосторонами не было согласовано условие о предмете договора, и, следовательно, договор поставки между сторонами заключен НЕ был. Основанием для такого вывода арбитражного суда послужило отсутствие той самой спецификации, которая была предусмотрена договором, но так и не была подписана сторонами.

Таким образом, поставщик лишился возможности привлечь к ответственности своего контрагента, нарушившего срок оплаты товара по договору.

Вопрос: а можно ли привести еще какой-либо характерный пример, когда договор следует расценивать как незаключенный?

Ответ: Да, конечно. Таким примером может служить распространенная ситуация, когда, подписывая договор, одна из сторон ставит рядом со своей подписью оговорку «с протоколом разногласий».

Эта буквально убийственная для договора формулировка является однозначным свидетельством того, что данный договор на самом деле НЕ заключен.

 Ведь, как уже говорилось, договор считается заключенным, если сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, в том числе по тем условиям, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

В связи с этим наличие протокола разногласий или хотя бы такой оговорки, стоящей рядом с подписью одной из сторон, говорит о том, что стороны еще не достигли соглашения, и в этой ситуации договор между ними еще не заключен, т.к. одна из сторон по существу указывает на наличие между сторонами разногласий по условиям сделки.

 Поэтому, уважаемые радиослушатели, если Вами или Вашим партнером сделана такая оговорка при подписании договора, или просто представлен протокол разногласий, пожалуйста, не останавливайтесь на этом.

Обязательно добивайтесь того, чтобы был подписан документ, свидетельствующий о том, что все разногласия, возникшие между Вами и Вашим партнером при согласовании договора, преодолены.

Таким документом может служить, например, протокол согласования разногласий, подписанный обеими сторонами, или же просто новая редакция договора, содержащая условия, устраивающие обе стороны.

Специалисты ЮрБизнесКоллегии всегда готовы помочь Вам в правильном оформлении этих документов.  

Вопрос: сейчас хотелось бы еще несколько слов о последствиях незаключенности договора, поскольку именно этот вопрос, без сомнения, волнует наших радиослушателей

Ответ: Я думаю, не будет преувеличением сказать, что незаключенность договора может повлечь за собой поистине катастрофические последствия для сделки, сопоставимые с последствиями ничтожности сделки.

В первую очередь следует отметить, что не заключенный договор НЕ порождает тех правовых последствий и тех обязательств, которые стороны имели в виду, заключая сделку.

Так, например, договор поставки, не содержащий условия о количестве товара, является незаключенным в силу пункта 3 статьи 455 Гражданского кодекса, и следовательно не порождает ни обязанности поставщика поставить товар, ни обязанности покупателя оплатить его. Т.е.

может возникнуть ситуация, когда Вы подписали договор, и быть может, даже осуществили оплату товара, но Вы не вправе рассчитывать на встречное исполнение со стороны Вашего контрагента, т.к. Вами не было проработано существенное условие договора поставки – количество товара.

Подписанный Вами договор на самом деле не заключен, и Ваш контрагент не несет обязанности по его исполнению.

Более того, – и это второе важное последствие незаключенности договора – Вы не можете привлечь Вашего партнера к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение незаключенного договора.

Да, Вы, наверное, сможете вернуть, скажем, сумму внесенной Вами предоплаты, но Вы будете лишены возможности взыскать неустойку, предусмотренную  за нарушение сроков поставки продукции, не сможете потребовать возмещения причиненных Вам убытков.

Вопрос: Ну и в заключение, по традиции, рекомендации от специалистов ЮрБизнесКоллегии

Ответ: Уважаемые радиослушатели, хотелось бы настоятельно порекомендовать Вам уделять самое пристальное внимание работе по подготовке и заключению договоров, с тем чтобы к моменту подписания договора все существенные условия были согласованы и отражены в тексте самого договора и подготовленных к нему приложений. Не будьте столь самоуверенны, чтобы идти на риск подписания и дальнейшего исполнения сделок, которые по сути являются незаключенными. Обращайтесь к специалистам, которые помогут Вам правильно и полно оформить документы по сделке.

Если же ситуация все-таки зашла далее, и Вы оказались в положении, когда Вы уже совершили какие-либо действия по исполнению незаключенного договора, а Ваш партнер не исполняет своих обязанностей, обратитесь к профессионалам, которые помогут Вам максимально защитить Ваши интересы или по меньшей мере, снизить возможные потери.

Специалисты департамента правового консалтинга ЮрБизнесКоллегии всегда готовы помочь Вам в решении трудных вопросов, возникающих при заключении и исполнении договоров, а также при защите Ваших интересов в арбитражном суде.

Мы будем рады видеть Вас в нашем офисе по адресу: набережная реки Фонтанки, 50.

Телефон ЮрБизнесКоллегии 325-16-63. Наш сайт: www.jbcgroup.ru

Спасибо за внимание.

—————– источник: Радио “Эхо Москвы в Петербурге”

Источник: http://www.jbcgroup.ru/content/store/default/root_site/shmode/8/ids/7/ida/240/idt/publics.html

Как оформить приложение к договору образец

Нужно ли подписывать приложения к договору?

Дополнительное соглашение к договору оказания услуг: юридическое значение

Образец допсоглашения к договору оказания услуг

Образец акта к договору оказания услуг

Дополнительное соглашение к договору оказания услуг: юридическое значение 

В соответствии с общими требованиями Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) в каждом соглашении должен быть определен его предмет, т. е. основное содержание взаимных обязательств сторон, устанавливаемых вследствие заключения той или иной сделки (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Общие нормы ГК РФ дополняются специальными, касающимися предмета того или иного вида договора.

Закрепляя в договоре предмет возникающих правоотношений, стороны не всегда могут с достаточной степенью детализации его описать, в т. ч. ввиду специфики таких правоотношений. Для этих целей могут быть использованы приложения или дополнительные соглашения к договору оказания услуг — образец см. далее.

Например, когда один и тот же договор предполагает неоднократное исполнение одной и той же услуги, но в разных объемах или по определенному графику (подобные случаи рассмотрены в статьях «Спецификация к договору поставки продукции (образец)», «Договор фрахтования транспортного средства (образец)» и др.).

Помимо этого, с помощью приложения к договору оказания услуг — образец мы разместили далее — или допсоглашения к договору можно:

  • изменить срок действия договора (например, пролонгировать его);
  • ввести в основное соглашение новые условия;
  • привести качественные и количественные характеристики предоставляемых услуг и их результатов и др. 

Образец допсоглашения к договору оказания услуг 

Унифицированного образца дополнительного соглашения (далее — ДС) к договору оказания услуг нет.

Обычно структура ДС такова:

  • наименование документа;
  • дата и место заключения;
  • преамбула, содержащая сведения о сторонах договора;
  • предложение дополнить основной договор новыми условиями или изложить конкретные пункты в новой редакции (с приведением содержания таких правок);
  • указание на дату или срок, после которых изменения вступают в силу;
  • указание на то, какие положения договора сохраняют свою силу;
  • реквизиты, подписи и печати (при наличии сторон). 

Соглашение об изменении договора должно быть заключено в той же форме, что и сам договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ).

Императивных норм, закрепляющих требование о наличии в тексте ДС указания на то, что оно является неотъемлемой частью договора, нет, однако на практике такая фраза обычно включается в содержание ДС с целью исключения возможных споров об отношении этого документа к основному договору.

Шаблон ДС можно скачать по ссылке: Дополнительное соглашение к договору оказания услуг — образец.

По своей правовой природе приложение близко к ДС, однако если ДС обычно подписывается всеми сторонами договора, приложение зачастую может быть размещено в договоре без подписей сторон или за подписью одной из них. В этих случаях в тексте договоре рекомендуется сделать ссылку на данное приложение и указать, что оно является неотъемлемой частью такого договора (с учетом положений ст. 434 ГК РФ).

Шаблон приложения можно скачать по ссылке: Приложение к договору оказания услуг — образец.

Образец акта к договору оказания услуг 

Обычно в качестве формы для фиксации факта сдачи-приемки результатов исполненных услуг в рамках договора оказания услуг избирается акт сдачи-приемки работ. Акт приемки-сдачи может выступить первичным учетным документом при обосновании расходов организации, но в этом случае он должен соответствовать требованиям ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Унифицированной формы акта сдачи-приемки работ нет, стороны могут разработать ее самостоятельно. Обычно в таком документе отражаются следующие сведения:

  • полное наименование сторон;
  • Ф. И. О. лиц, уполномоченных на составление и подписание документа;
  • наименование услуги, которая предоставляется;
  • номер договора, согласно которому эта услуга была предоставлена;
  • стоимость услуги, а также срок ее предоставления;
  • подписи сторон (печати — при наличии). 

Образец такого документа можно скачать по ссылке: Акт к договору оказания услуг — образец.

*** 

Итак, приложение или дополнительное соглашение к договору оказания услуг служит для дополнения или изменения условий заключенного договора. таких документов не регламентировано, однако форма документа об изменении договора должна соответствовать форме самого такого договора.

Источник: https://rusjurist.ru/dogovory/dogovor_okazaniya_uslug/prilozhenie_k_dogovoru_na_okazanie_uslug_obrazec/

Как оформляется приложение к договору: образец

При оформлении договора на продажу товаров или услуг из-за большого количества страниц, подробности сделки не всегда входят в его содержание. Для этого оформляется дополнительный документ.

Оно уточняет, дополняет или изменяет условия соглашения при его написании, во время исполнения. В нем подробно раскрываются технические задания, перечисляются виды и стоимость работ. Оно становится обязательной частью основного соглашения.

Вначале указывается порядковый номер и название «Приложение». Делается ссылка на основной документ, его порядковый номер и дату оформления. Далее идет основная часть с заданием.

В заключение прописываются сведения сторон, указания на то, что эта часть главного документа. Ставятся подписи должностных лиц, их инициалы. Составление приложения помогает решить спорные ситуации, если они возникнут в дальнейшем.

Оно может существовать как отдельный документ (смета, план) вместе с договором – это только часть одного соглашения.

К каким договорам относится

Оно является частью основного документа с большим объемом или сроком действия. Приложить можно необходимую документацию и другую дополнительную информацию. Часто приложение превышает объем основного документа.

По мере выполнения соглашения уточняется его содержание. Если заключен, например, договор на долгосрочные поставки товаров, указываются конкретные даты, их ассортимент, цена, количество. Цифры могут меняться, и это будет отражено.

В данной ситуации возможен поздний срок подписания.

На поставку нужных товаров

Если поставки осуществляются юридическим лицом, предметом является их перечень, поэтому на них оформляется специальное описание. В нем прописано: марка, сертификат, артикул, название товара, серия и дата выпуска. А также количество, вес, объем.

Цена – величина переменчивая, она зависит от колебания курса валют, сезонных распродаж, скидок. Это вносится в описание, составленное отдельно. Можно выделить отдельно и график поставок.

Техническая документация

В нее включаются:

  • сертификаты качества;
  • подробное описание всех видов поставляемого оборудования, его частей;
  • описание и технические паспорта товаров;
  • чертежи оборудования (станков, машин), размеры;
  • инструкции по эксплуатации, установке.

Техническая документация может оформляться как приложение, а может быть вложена в комплект с оборудованием. При аннулировании договора ее возвращают поставщику товара.

Договор подряда

По этому соглашению стороны берут обязательства по выполнению проектных, строительных или других работ по переработке, созданию каких-либо предметов. Описание содержит перечень услуг, заявленных к выполнению, характеристика материалов для изготовления необходимого, технические требования.

План осуществления работ, смета, подрядные обязательства подрядчика тоже оговариваются. Смета включает стоимость материала и самого подряда. После выполнения задания составляется акт о проделанной работе.

Он тоже является частью договора, так как подтверждает, что данные обязательства выполнены.

Купля-продажа и аренда недвижимости

При оформлении этой сделки указывается список и характеристика товаров. При продаже недвижимого имущества это: описание земельного участка, здания с указанием квадратных метров площади, количества жилых помещений, этажности и другие характеристики.

Описанию подлежат и документы, определяющие право собственности. Нужен акт передачи, дополнительная документация с описанием технических характеристик. Перечисляется имущество, его подробный обзор, акт приема-передачи.

Источник: https://sroorgru.com/kak-oformit-prilozhenie-k-dogovoru-obrazets/

Поясните понятие

Нужно ли подписывать приложения к договору?

Словосочетание “неотъемлемая часть договора” давно стало своеобразным юридическим клише*(55), фразой, которую, вне всякого сомнения, можно обнаружить в тексте любого современного договора.

В действующем законодательстве эта формулировка легальной трактовки не имеет, привести примеры конкретных арбитражных дел, в которых суть спора сводилась бы именно к трактовке “неотъемлемой части договора”, тоже затруднительно.

Попробуем обобщить, какие документы чаще всего квалифицируются как “неотъемлемая часть договора”.

Как уже отмечалось ранее, документ, выражающий содержание сделки, – это не только договор, оформленный путем составления одного документа, но и несколько взаимосвязанных документов, каждый из которых подписывается сторонами. Поэтому существование договора, а также его неотъемлемых частей, содержащихся в отдельных документах, представляется вполне допустимым.

Один из наиболее распространенных вопросов, возникающих при оформлении договоров, сводится к тому, нужно ли неотъемлемые части договора сшивать или иным образом скреплять вместе с ним. На мой взгляд, делать это не требуется.

Прошивка страниц самого договора является дополнительным (необязательным) требованием к его оформлению, точно так же и скрепление иных документов совместно с договором необязательно. Тем более что этих документов может еще не быть к моменту заключения самого договора. Так, чаще всего неотъемлемой частью договора становятся дополнения или дополнительные соглашения к нему.

Как правило, они направлены на уточнение и (или) изменение первоначально согласованных сторонами договорных условий и составляются позднее, чем сам договор.

Какие документы следует считать неотъемлемыми частями договора решают только сами контрагенты. Пожалуй, к неотъемлемым частям договора относятся любые документы, составляемые как в момент заключения, так и в процессе исполнения договора.

Среди них можно назвать приложения к договору, технические задания на выполнение работ (оказание услуг), спецификации и товарные накладные, акты сверки взаиморасчетов (если они представляют собой выбранную сторонами форму расчетов по договору), смету, счет (инвойс), кадастровый план земельного участка в договоре аренды и проч.

Для договоров страхования неотъемлемой частью могут выступать правила страхования соответствующего вида, принятые, одобренные или утвержденные страховщиком или объединением страховщиков (ст. 943 ГК РФ).

В любом случае квалификация документа как неотъемлемой части какого-либо договора должна содержаться непосредственно в тексте как данного договора, так и того документа, который является неотъемлемой частью договора (путем указания на номер и дату соответствующего договора).

Причем такие документы могут подписываться как обеими сторонами, так и лишь одной из сторон договора. Например, в тексте договора аренды стороны обусловили право арендодателя в одностороннем порядке пересматривать размер арендной платы (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

Арендатор, подписав договор с таким условием, принял на себя обязательство соглашаться с информацией арендодателя об изменении арендной платы. Следовательно, уведомление арендодателя, направленное арендатору, будет неотъемлемой частью договора аренды.

Но это документ односторонний, подписи арендатора на нем не требуется.

Должны ли неотъемлемые части договора содержать его существенные условия? Ответ опять же зависит от намерений сторон. Например, акт сдачи-приемки работ в договоре подряда не определяет существенные условия данного договора, он является документом, которым оканчивается исполнение договора.

Тем не менее, нет препятствий к тому, чтобы стороны объявили данный документ неотъемлемой частью договора подряда, указав об этом в самом тексте договора*(56). Возможна и обратная ситуация.

Допустим, неотъемлемой частью договора поставки сторонами названа накладная на отпуск товара, в ее тексте согласованы такие договорные условия, как наименование, количество, цена товара.

Если в накладной указана ссылка на дату и номер договора, а товар по ней принят покупателем, совместно эти обстоятельства свидетельствуют о том, что обязательства по поставке товара воплощаются и в договоре, и в накладной*(57).

Разница между понятиями “приложение к договору” и “дополнительное соглашение (дополнение) к договору” есть, но она, на мой взгляд, в ряде случаев является несущественной. Приложение к договору уточняет или более подробно раскрывает содержание договорных условий.

Допустим, в договоре подряда назван лишь предмет выполняемых работ, а в приложении к договору дается техническое задание уже развернутого содержания или в приложении приводится смета, перечисляющая и виды работ, и их стоимость.

Дополнительное соглашение к договору направлено на изменение ранее согласованных договорных условий.

Не случайно в тексте многих дополнительных соглашений содержится следующая фраза: “Во всем, что не предусмотрено в настоящем дополнительном соглашении, продолжают действовать условия договора без изменений и дополнений”.

Источник: https://jurisprudence.club/pravo-predprinimatelskoe/poyasnite-ponyatie-quotneotyemlemaya-chast-66575.html

Некоторые тонкости оформления приложений

Нужно ли подписывать приложения к договору?

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

  1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
  4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см.

Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см.

Пример 1).

Пример 1

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа.

Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше).

Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду.

При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа.

Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.

30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне.

Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.

30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом.

При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи).

То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке.

При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте.

Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К таким документам, например, относится протокол.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Пример 4

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2).

Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму.

Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Пример 5

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки. И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа.

Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4:

  1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
  2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

    Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

  3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

    Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

  4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
  5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
  6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях.

К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5133

Окно права
Добавить комментарий