Можно ли отнести расходы на проезд сотрудника до работы и обратно к расходам компании?

Расходы по доставке сотрудников на работу

Можно ли отнести расходы на проезд сотрудника до работы и обратно к расходам компании?
В качестве бонуса работникам некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном договоре доставку до места работы и обратно. Риски признания расходов на нее при расчете налога на прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета рассматриваем в статье.

Компании по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом *(1).

Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.

Для доставки работников либо используют собственный транспорт предприятия, либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого транспортного средства, а не за количество перевезенных работников. Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность доставки сотрудников на работу и обратно.

Доставка как расход

При расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом.

Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях, когда такие расходы*(2):1) обусловлены технологическими особенностями производства;

2) предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

По мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих условий*(3).

А по мнению автора, указанная норма статьи 270 Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод подтверждают и судьи*(4).

При этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически обоснованы*(5).

Фирмам удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога на прибыль расходов на доставку работников, даже если это не прописано в коллективных договорах*(6).

Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России*(7) решил, что все произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета.

Что такое технологическая особенность производства?

В законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической особенностью производства.

Исходя из разъяснений чиновников, достаточным будет выполнение одного из следующих условий:— производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта*(8);— недостаточность рейсов общественного транспорта*(9);

— время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу*(10).

В общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом случае транспортом развозят работников ночных смен.

Важно! Согласно СНиП *(11) дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта составляет от 300 м до 500 м в зависимости от климатической зоны.

Документооборот

Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены*(12). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового распорядка, документы, подтверждающие фактический адрес компании, справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе, договоры перевозки и т.д.

Как правило, все нюансы определения производственной необходимости, а также время и организация доставки работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых) договорах.

Поездка на такси

Налоговики считают*(13), что оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре. Чиновники объясняют*(14) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.

С данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту позицию*(15).

Постановление ФАС Московского округа от 1 апреля 2009 г.

N КА-А40/2218-09
правомерно включил в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси расходы на поездки от станций метро до места работы и обратно обусловлены выполнением заявителем своих обязательств перед работниками; обеспечение заявителем своих работников проездом к месту работы и обратно автобусами и такси обусловлено технологическими особенностями производства, что подтверждается удаленностью фабрики от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения фабрики. условие о предоставлении транспорта для проезда к месту работы и обратно является неотъемлемой частью заключаемых заявителем трудовых договоров.

НДС

Стоимость доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету (в т.ч.

 через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций*(16).

А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.

В случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так что и в этом случае в отношениях компания — сотрудник объект обложения НДС отсутствует*(17).

Страховые взносы

Есть точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль, то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами*(18).

По мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость поездки начислять не нужно*(19).

Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях обеспечения работникам надлежащих условий труда.

Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда*(20).

Если доставку работников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги оказываются самой компании*(21).

По мнению автора, даже если причина доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е. сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют.

Дело в том, что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать, то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении каждого из работников*(22). В данном случае табелей учета рабочего времени явно недостаточно.

Ведь факт присутствия сотрудника на рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не понравиться налоговикам и привести компанию в суд.

НДФЛ

Если сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг, предназначенных для работников*(23). Когда доставка является обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ*(24).

По мнению Минфина России*(25), услуги работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат обложению НДФЛ*(26).

В свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит обложению НДФЛ*(27).

Минфин России считает, что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов*(28). По мнению автора, сделать это не так просто.

Как правило, доставка производится обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А значит, установить стоимость поездок на каждого работника затруднительно.

Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно являются расходами по обычным видам деятельности*(29). Отражают их по дебету счетов учета затрат*(30) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).

Если сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д.

Если доставка работников осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

ПримерФирма доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что производственная территория расположена за городом вне маршрутов следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией. Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч.

 НДС — 9000 руб.).В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:Дебет 26 Кредит 60— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг;Дебет 19 Кредит 60— 9000 руб. — сумма предъявленного НДС;Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19— 9000 руб. — НДС принят к вычету;Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 26

— 50 000 руб.

— стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.

Источник: http://garantsp.ru/articles/as120315/

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Можно ли отнести расходы на проезд сотрудника до работы и обратно к расходам компании?

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета:

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж/Д билета:

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте). 

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации.

 Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль 

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет.

Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.

05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.

2015 № Ф05-12177/2015  № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб.

(по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.

2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.

2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.

2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается. 

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/231

С доставкой на работу, или учет расходов на проезд к офису

Можно ли отнести расходы на проезд сотрудника до работы и обратно к расходам компании?
Иногда в силу специфики места расположения либо рабочего графика компании осуществляют перевозку сотрудников к месту работы. Казалось бы, ситуация вынужденная, а значит, списать расходы на «транспортировку» персонала будет несложно.

На деле же подобная логика не срабатывает; налоговики же такие суммы снимают с расходов. Однако построить учет «доставочных» расходов, который бы не вызывал претензий у инспекторов, все-таки возможно.

Компания может организовать своим сотрудникам проезд до места работы и обратно в случае, если ее место расположения труднодоступно.

Что мы понимаем под труднодоступностью расположения компании? Необходимость в бесплатной доставке работников может быть связана с тем, что подразделение располагается в промышленной зоне города, за пределами населенного пункта, либо офис располагается в местности с ограниченной транспортной доступностью, и работники не могут добираться к месту работы на общественном транспорте.

В таком случае считается, что доставка сотрудников к месту работы связана с производственной необходимостью.

Если вы организуете безвозмездную доставку персонала до места работы, это необходимо зафиксировать в учетной политике. В трудовых договорах также должна быть отсылка на это положение о перевозке к офису и обратно.

Организовать перевозку персонала вы можете собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. Если в вашей организации используют второй метод, то в учете это выглядит так (см. пример).

Пример
Если траты на перевозку штатного персонала продиктованы особенностями производства, они отражаются в учете следующим образом. Представим, что расходы по доставке персонала к месту работы и обратно произведены по причине того, что офис располагается в удаленной от общественного транспорта местности.

Также примем во внимание то, что положение об организации перевозки зафиксировано в учетной политике и трудовых договорах с персоналом. Работодатель заключил договор об оказании транспортных услуг по перевозке со сторонним перевозчиком на сумму 11 800 руб. (в т.ч. НДС 1 800 руб.). Итак, указанные расходы сопровождаются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 2525 «Общепроизводственные расходы» Кредит 6060 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»— 10 000 руб. (11 800 — 1 800) — списана стоимость оказанных сторонним перевозчиком транспортных услуг;Дебет 1919 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60— 1800 руб.

— отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией;Дебет 6868 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19— 1 800 руб. — предъявленная сумма НДС принята к вычету;Дебет 6060 Кредит 51

— 11 800 руб. — отражена оплата транспортных услуг стороннему перевозчику.

При наличии безвозмездной доставки сотрудников до места работы, как правило, появляется два вопроса:— возникает ли доход для целей налогообложения НДФЛ у работников в случае их доставки до офиса;

— можно ли включать в базу, уменьшающую налогооблагаемую прибыль, затраты на бесплатную перевозку сотрудников?

«Подоходное» налогообложение

Для целей НДФЛ стоимость бесплатной перевозки работников рассматривается следующим образом.

Если перевозка обусловлена удаленностью от населенных пунктов или труднодоступностью мест работы, то логично, что люди не имеют даже физической возможности добираться общественным транспортом.

Поэтому работодатели обязаны организовать способ, которым сотрудники будут прибывать на рабочее место к установленному времени. Однако в данной ситуации оплату проезда работников на служебных автобусах можно принять за доход, подлежащий обложению «подоходным» налогом.

Спешим успокоить физлиц, ведь бесплатный проезд в ситуации, когда доставка является обязанностью работодателя, не приводит к возникновению у персонала экономической выгоды (дохода). Соответственно стоимость такого проезда не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц (письмописьмо Минфина России от 20 октября 2011 г. N 03-03-06/1/680).

Это важно. Расходы на оплату проезда сотрудников в силу технологических особенностей производства уменьшают налогооблагаемую прибыль. Положение об организации проезда персонала необходимо указать в учетной политике и трудовых договорах.

Налог на прибыль

Поскольку затраты на перевозку сотрудников, как ни крути, затрагивают интересы трудящихся в компании лиц, то можно предположить, что такие затраты подлежат включению в состав расходов на оплату труда.

Расходами на оплату труда мы можем считать те затраты в пользу работников, которые установлены коллективными или трудовыми договорами.

Соответственно, если перевозка до места работы зафиксирована в трудовых договорах, работодатель учитывает такие затраты в составе расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса.

Что касается учета расходов на перевозку собственных сотрудников транспортом для целей налогообложения прибыли, то пункт 26 статьи 270 Налогового кодекса позволяет квалифицировать расходами суммы, потраченные на оплату проезда к месту работы в силу технологических особенностей производства. Но здесь есть условие: чтобы включать такие траты в расходы, уменьшающие прибыль, оплата доставки должна быть предусмотрена трудовыми или коллективными договорами.

Не спорят с этим и финансисты, считая, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены особенностями производства и предусмотрены трудовыми договорами (письмо Минфина России от 20 мая 2011 г. N 03-03-06/4/49).

Если заключенными трудовыми договорами и правилами внутреннего распорядка на компанию возложена обязанность по перевозке сотрудников до места работы, арбитры, как правило, не сомневаются в правомерности учета таких затрат в составе расходов (постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. N КА-А40/8061-08).

К «оправдывающему» необходимость перевозки сотрудников к месту работы относится и такое условие, как несовпадение времени работы общественного транспорта со временем, к которому работникам необходимо явиться в офис (письмо Минфина России от 31 августа 2012 г. N 03-03-06/1/449*(1)*(1) ).

Расходы на такси

Судьи поддерживают работодателя даже в тех случаях, когда он организует перевозку сотрудников на такси.
Инспекторы придерживаются мнения, что такие затраты необоснованны, поскольку глава 25глава 25 Налогового кодекса не предусматривает учет обозначенных затрат для целей налогообложения прибыли.

Оправдательные аргументы для арбитров — спорные расходы понесены в связи с производственной деятельностью, поэтому являются экономически обоснованными.

Более того, если затраты связаны с технологическими особенностями производства, режимом производственных объектов, их удаленностью, вахтовым режимом работы, то они являются реальными (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 мая 2011 г. N Ф03-2085/2011).

Главное, чтобы «доставочные» расходы были подтверждены документально, например, договорами на оказание услуг такси, счетами-фактурами, актами выполненных работ, платежными поручениями.

Но не всегда так благополучно разрешаются аналогичные споры для плательщиков.
Инспекторы намерены выявить неправомерное включение в базу затрат на услуги такси для работников и доначислить налог на прибыль, если такие траты документально не подтверждены (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 декабря 2010 г. N А56-95584/2009).

Так, кассационная коллегия считает расходы на оплату услуг такси для своих работников не соответствующими обязательным критериям, если:

— трудовыми договорами расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не предусмотрены;— если не заключен коллективный договор;

— если приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью отсутствуют.

Значит, если работодатель докажет необходимость доставки сотрудников к месту работы и обратно, у него есть все шансы отстоять правомерность данных затрат. Например, в деле, рассмотренном в постановлении ФАС Центрального округа от 20 декабря 2011 г.

N А14-12623/2010, такая потребность была обусловлена отсутствием у места расположения фирмы маршрутов городского пассажирского транспорта.

Более того, в коллективный трудовой договор трудящихся было включено положение о предоставлении права бесплатного пользования автотранспортом предприятия для доставки к месту работы и обратно по установленным маршрутам.

Исходя из данных факторов, арбитры не могли не согласиться с тем, что спорные затраты на перевозку работников являются экономически обоснованными и документально подтвержденными расходами, связанными с производственной деятельностью.

Также судьи отметили, что, оплачивая транспортные услуги, общество реализовало принятую на себя коллективным договором обязанность по предоставлению работникам гарантий.

Иногда инспекторы не признают расходы работодателя на транспортные услуги по причине того, что в путевых листах отсутствуют сведения о регионе регистрации транспортных средств. Как раз аналогичный спор был рассмотрен в постановлении ФАС Московского округа от 19 марта 2012 г. N А40-64845/11-107-280.

Фирма представила в качестве подтверждающих транспортные расходы такие документы, как договоры на оказание транспортных услуг, акты приемки, путевые листы.

Однако судьи опровергли такие доводы, ведь для предприятий, которые не являются транспортными организациями, не установлена обязанность оформлять путевые листы. А расходы компания оправдала актами приемки оказанных услуг.

Отсутствие в первичных документах сведений о регионе регистрации транспортных средств не говорит о том, что услуги фактически не были оказаны.

Внимание! Если доставка до места работы обусловлена труднодоступностью расположения офиса, оплата проезда не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 24 ноября 2011 г N 03-03-06/1/778).

Признаем перевозку реализацией?

Зачастую надзорные органы признают доставку персонала реализацией услуг по перевозке, подпадающей под обложение НДС.

Так, инспекторы доначисляют НДС со стоимости безвозмездно оказанных работодателем транспортных услуг по перевозке сотрудников, поскольку квалифицируют доставку как реализацию услуг на безвозмездной основе, подпадающую под обложение НДС. И все потому, что не признают обязанность фирмы по перевозке работников и не соглашаются с производственной необходимостью в такой доставке.

Но если у компании имеются договоры об оказании транспортных услуг по перевозке сотрудников со сторонними организациями, если доставка предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства, то у арбитров нет оснований не поддержать работодателя.

Судьи обращают внимание на то, что сторонние перевозчики оказывают транспортные услуги не сотрудникам фирмы, а непосредственно работодателю. Поэтому доставка персонала к месту работы и обратно не является реализацией услуг, посчитали судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29 октября 2007 г. N А29-1926/2007.

Вот еще какими аргументами опровергают судьи доначисление НДС со стоимости перевозки штата.

Если руководство компании выполняет требования трудового законодательства о предоставлении работникам права на перерыв в течение рабочего дня для питания, а также для обеспечения производственного процесса, но с учетом удаленности объектов для этого необходима перевозка сотрудников, то фирма вправе отнести к прочим расходам траты на доставку.

А поскольку названные расходы могут быть приняты к вычету при исчислении налога на прибыль, то у работодателя в этом случае в силу подпункта 2 пункта 1 статьи 146подпункта 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса отсутствует объект обложения НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. N А05-5406/05-22).

В заключение отметим: при организации бесплатной перевозки сотрудников собственными силами есть опасения, что налоговики посчитают это реализацией услуг и доначислят НДС со стоимости таких услуг. Организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оформления оправдательных документов.

Е. Юдахина,
редактор-эксперт

Источник: http://garantsp.ru/articles/as121212-2/

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Можно ли отнести расходы на проезд сотрудника до работы и обратно к расходам компании?

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Источник: https://clubtk.ru/kompensatsiya-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-v-2018-godu

Особенности признания командировочных расходов при УСН | Аюдар Инфо

Можно ли отнести расходы на проезд сотрудника до работы и обратно к расходам компании?

Гришина О. П., редактор журнала

Командировочные поименованы в перечне (ст. 346.16 НК РФ) разрешенных к учету расходов. Традиционно таковыми являются затраты на проезд к месту командировки и обратно, на наем жилого помещения, суточные.

При этом состав расходов, признаваемых в качестве командировочных при УСНО, открыт, что позволяет сделать вывод о допустимости расширения состава таких расходов. Безусловно, правила признания расходов, установленные гл. 26.

2 НК РФ, имеют некоторые особенности, о чем и пойдет речь в данном материале.

Как и когда учесть командировочные расходы в налоговой базе?

Статья 326.16 НК РФ позволяет «упрощенцам» учесть командировочные расходы в составе налоговой базы. В частности, пп. 13 п. 1 названной статьи установлено, что при определении объекта налогообложения «упрощенец», уплачивающий налог с разницы между доходами и расходами, вправе включить в налоговую базу:

  • расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • расходы на наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, на пользование рекреационно-оздоровительными объектами));
  • суточные или полевое довольствие;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные, аналогичные платежи и сборы.

Как видим, состав командировочных расходов, признаваемых в целях применения гл. 26.2 НК РФ, является открытым, что позволяет отнести к разряду таковых и иные, аналогичные расходы, прямо не поименованные в этом перечне. К примеру, компания может принять решение о возмещении своим работникам расходов на оплату услуг связи, на аренду автомобиля в командировке.

Словом, положения гл. 26.2 в части командировочных расходов полностью идентичны нормам пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. А это значит, что в части квалификации тех или иных расходов в качестве командировочных «упрощенцы» могут руководствоваться в том числе разъяснениями контролирующих органов в адрес плательщиков налога на прибыль.

Это, пожалуй, все, что нужно знать «упрощенцу» о праве признать в налоговой базе расходы, понесенные в связи с направлением своих работников в командировки.

Обратите внимание:

Физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве ИП и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не относятся к категории работников. Кроме того, у таких физических лиц отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Следовательно, предприниматель не может быть направлен в командировку. Исходя из этого, Минфин в Письме от 26.02.

2018 № 03‑11‑11/11722 указал, что ИП в качестве расходов на командировки не вправе учесть при определении объекта налогообложения по «упрощенному» налогу произведенную самому себе оплату проезда, а также найма жилого помещения.

Теперь о том, что касается порядка признания обозначенных расходов в налоговой базе.

Командировочные расходы, как, впрочем, и иные, признаются налогооблагаемыми при УСНО при соответствии критериям, определенным п. 1 ст. 252 НК РФ. Для целей налогообложения они признаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ. На это Минфин указал в письмах от 17.11.2014 № 03‑11‑06/2/57945, от 07.09.2010 № 03‑11‑11/235.

Между тем в отличие от плательщиков, находящихся на общей системе налогообложения (при которой используется чаще всего метод начисления), «упрощенцы» определяют свои доходы и расходы кассовым методом.

И поскольку расходами при УСНО признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.

17 НК РФ), признать командировочные расходы «упрощенец» сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части ранее выданных в подотчет средств и на дату возмещения работнику суммы перерасхода в части затрат, осуществленных работником за счет своих денег. Добавим: Минфин еще в Письме от 16.02.2011 № 03‑11‑06/2/21 указал, что уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания. 

Минфин считает, что выдавший работнику аванс на командировочные расходы «упрощенец» не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).

Источник: https://www.audar-press.ru/priznanie-rashodov-pri-usn-na-komandirovku

Окно права
Добавить комментарий