Гражданско-правовой договор срок хранения

Сколько хранятся гражданско правовые договора с физическими лицами

Гражданско-правовой договор срок хранения

Российская действительность такова, что гражданско-правовые договоры (ГПД) с физлицами зачастую заключаются не столько с целью урегулирования возникающих отношений и обязательств, сколько ради обхода законов.

Так, документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с органи-зацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных до-кументов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз.
Договор ГПХ, заключаемый с иностранным гражданином, по своему оформлению и структуре не отличается от аналогичного вида договоров, регулирующих взаимодействие между заказчиком и исполнителем — гражданином РФ. Следует избегать терминологии и формулировок, свойственных трудовому договору (работник, заработная плата и т. О правилах оформления иностранцев на работу читайте в статье Как правильно оформить прием иностранца на работу?

Какой срок хранения договоров ГПХ?

Договор ГПХ должен содержать все существенные условия, установленные законодателем для конкретного вида договоров. В противном случае он будет считаться незаключенным — а это значит, что все права и обязанности его сторон будут аннулированы.

Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.
При найме нового работника, работодатель обязан оформить отношения документально. Кроме трудового может оформляться договор, обладающий гражданско-правовым характером.

Заказчики практикует ГПД вместо заключения трудового договора, что позволяет уменьшить размеры платежей в бюджет и не возлагать на себя обязанностей работодателя.

Наличие в таких договорах подряда и возмездного оказания услуг скрытого смысла автоматически порождает риски недействительности сделки, предъявления налоговым органом претензий, признания отношений трудовыми или со стороны гражданина – предпринимательскими, а также привлечения к административной ответственности за выявленные нарушения.

На согласование в ДРС поступил проект приказа Минюста «Об утверждении Изменений в Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения».

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы).

Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику. Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации? Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст. 56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры.

Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст.

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

Срок договора ГПХ с физическим лицом

Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем.

После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение.

Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.
Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются.

Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Каковы особенности договоров гражданско-правового вида, подписываемых с физлицами? Что нужно знать Нередко хозяйствующему субъекту может понадобиться выполнение определенных услуг частным лицом. При этом работа носит разовый характер и оформление стандартного трудового договора с введением штатной единицы нецелесообразно.

При копировании материалов из раздела «Статьи», для интернет-изданий — обязательна прямая открытая для поисковых систем гиперссылка. Ссылка должна быть размещена вне зависимости от полного или частичного использования материалов. Гиперссылка (для интернет-изданий) — должна быть размещена в подзаголовке или в первом абзаце материала.

Гражданское законодательство позволяет физлицам заключать любого рода договоры, которые не требуют наличия специальной правосубъектности (статус ИП или юрлица, лицензия, сертификация, СРО и пр.). Такие договоры могут иметь устную или письменную форму – в зависимости от цены сделки и ее вида. Они заключаются физлицами как с юридическими лицами или ИП, так и другими гражданами.

Целесообразно разграничить виды договоров подряда и оказания услуг между собой, поскольку их часто путают. Их основные различия приведены в таблице ниже.

Договор ГПХ является одним из оснований для возникновения, изменения, прекращения гражданско-правовых обязательств.

В статье далее читатель найдет информацию о том, что представляет собой такой договор, кто может его заключить, какие сведения должны быть включены в текст. Также в ней мы предложим ознакомиться с примерным образцом его составления.

К таким аспектам относятся: При составлении гражданско-правового договора необходимо четко указывать объем работ/услугу и срок их исполнения, а также размер вознаграждения, регламент разрешения спорных вопросов, основания для расторжения договоренностей.

Подборка наиболее важных документов по запросу Договор подряда с иностранцем (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Гражданско-правовой договор с физическим лицом на выполнение работ или оказание услуг заключается, когда исполнителем является обычный гражданин, не имеющий статуса ИП, и при этом не идет речь об отношениях работодателя и работника.

Документы, необходимые для заключения договора ГПХ Для корректного оформления трудовых отношений работник должен предъявить работодателю пакет обязательных документов, перечисленных в ст.57 ТК РФ.

Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Вот почему любой из договоров с юридическим или физическим лицом — это важнейшая бумага, которую нельзя хранить «где придётся», перекладывая из папки в папку, а тем более — выбрасывать.

Каковы нюансы соглашения ГПХ с физическим лицом? Взаимоотношения, касающиеся трудовой деятельности, могут базироваться не только на законодательстве трудовом, но и на гражданско-правовом. По ГК РФ предусматривается ряд договоров, имеющих место при определенных типах деятельности.

Примеры сроков хранения по видам договоров Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

То же самое касается и расторжения трудовых отношений — информация об этом сразу должна быть передана миграционщикам, как и уведомление об изменении срока пребывания иностранца. Стоит отметить: когда мигрант работает у физического лица, он не обязан предоставлять в ФМС копию трудового или гражданско-правового договора.

Достаточно того, что сам работодатель уведомит это ведомство об их наличии. Чтобы избежать двусмысленности и претензий со стороны налоговой инспекции, при составлении текста договора следует избегать некоторых моментов, которые дают основание переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой.

Гражданско-правовой договор — ГПД (он же договор гражданско-правового характера, договор ГПХ) — это заключенное двумя или более лицами соглашение о возникновении, изменении или прекращении у них определенных прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

Таким образом, любой договор, заключенный в соответствии с нормами гражданского законодательства и не нарушающий их, считается гражданско-правовым.

И тут есть два варианта: договор может быть трудовым или гражданско-правовым.

Как пояснил «РГ» заместитель руководителя департамента по организации работы с иностранными гражданами ФМС России Дмитрий Демиденко, при заключении договора — трудового или гражданско-правового — работодатель, будь он хоть физическое лицо, хоть юридическое, должен в течение трех дней уведомить об этом ФМС.

Механизм такой же, как и при постановке на миграционный учет — он может сделать это как по почте, так и лично обратившись в территориальное подразделение ФМС России.

ВАЖНО! В зависимости от вида договора гражданско-правового характера с физическим лицом может потребоваться его государственная регистрация или нотариальное удостоверение. Кроме того, обязательным условием заключения договора является дееспособность подписывающей его стороны (т. е., согласно ст. 21 ГК РФ, способность гражданина самостоятельно приобретать права и обязанности).

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей.

Сроки договоров ГПХ в 2019 году

На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством.

Но это связано с тем, что момент начала отсчёта полагающихся для хранения четырёх лет исчисляется не с окончанием периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчётности, а с иным событием.

В определённых случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.
Уточнены сроки хранения документов по основной деятельности, например, в статьях 37, 39, 51, 53, 54, 72, 73 указанного Перечня срок хранения в графе 4 изменят с 75 лет на срок «до ликвидации организации».

Срок хранения 75 лет оставлено только для документов по кадровым вопросам (личного состава) (этот срок хранения теперь одинаков как для организаций, в деятельности которых образуются документы НАФ, так и для организаций, в деятельности которых документы НАФ не создаются).

Издательство АМБ (Екатеринбург). Все права на материалы сайта принадлежат «Свердловскому областному негосударственному фонду развития предпринимательства «Екатеринбургская ассоциация малого бизнеса» (АМБ) и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ.

Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме.Как правило, говоря о ГПД с физическим лицом, подразумевается договор подряда (выполнения работ) или оказания услуг. Так сложилось на практике, что именно эти виды сделок наиболее часто носят неоднозначный характер и вызывают подозрения.

Вместе с тем, договор с физлицом может быть и договором купли-продажи, аренды, займа и многих других видов.

Источник: https://poznavaymir.ru/razvody/7427-skolko-khranyatsya-grazhdansko-pravovye-dogovora-s-fizicheskimi-licami.html

Срок хранения договоров гпх с физическим лицом

Гражданско-правовой договор срок хранения

  1. Гражданин будет выполнять временную работу.
  2. Компания не будет при этом заниматься обеспечением условий для труда гражданина и выдавать ему инструменты для исполнения работы.
  3. Соглашение сторон предусматривает лишь итог работ и срок их выполнения без регламентации трудового режима исполнителя.
  • Дебет 20 (23, 29) Кредит 76 — начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы/оказанные услуги для нужд производства;
  • Дебет 25 (26) Кредит 76 — начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы/оказанные услуги для общепроизводственных нужд;
  • Дебет 44 Кредит 76 — начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы/оказанные услуги, связанные с продажей продукции, товаров, работ и услуг.

По факту выполнения исполнителем работ (услуг) составляется соответствующий акт. Законодательством не предусмотрена унифицированная форма такого акта, поэтому стороны (как правило, заказчик) разрабатывают ее сами. Акт приема-передачи работ (услуг) по договору с физлицом является первичным учетным документом, поэтому он должен содержать все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

Выплаты по договору на выполнение работ (услуг) признаются доходом исполнителя, облагаемым НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом заказчик — организация или ИП — по законодательству является налоговым агентом, на которого возлагаются обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ с доходов исполнителя — физического лица (ст. 226 НК РФ).

Договор гражданско правового характера: что это, особенности налогообложения, порядок заключения

Выплаты исполнителям являются доходами физических лиц, а значит, подлежат обложению НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 210 НК РФ).По данным выплатам работодатель должен в установленные сроки отчитаться перед ФНС в качестве налогового агента, сдав в установленные сроки форму 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ.

Данный налог должен быть удержан при выплате вознаграждения и перечислен либо в день фактической передачи денег, либо в день зачисления на счет исполнителя. Если исполнителю выдается вознаграждение в неденежной форме, об этом нужно проинформировать налоговую.

Часто между физическим и юридическим лицом заключается договор подряда (глава 37 ГК РФ).

По этому договору подрядчик (физическое лицо) берет на себя обязательства выполнить по заданию другой стороны – заказчика (юридического лица) — какую-то конкретную работу и сдать ее результат заказчику.

В свою очередь согласно п. 1 ст. 702 ГК РФ заказчик (юридическое лицо) берет на себя обязательства принять результаты работы и оплатить их.

Датой начисления страховых взносов является дата начисления выплат физлицу (п. 1 ст. 11 Закона N 212-ФЗ). Тпакой датой может считаться ранняя из дат: — дата выплаты аванса по гражданско-правовому договору;

— дата подписания акта выполненных работ (оказанных услуг).

Еще почитать:  Налоговые Льготы Многодетным В Кировской Обл

Согласно пункту 1 статьи 621 Гражданского кодекса РК в договоре указывается цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. При отсутствии в договоре таких указаний и недостижении согласия сторон цена устанавливается судом, исходя из обычно применяемых за аналогичные работы цен с учетом необходимых расходов, понесенных сторонами.

Если договором не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы (оказанной услуги) или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результата работы (услуги) при условии, что работа (услуга) выполнена надлежащим образом и в согласованный срок либо, с согласия заказчика, — досрочно.

Договоры ГПХ: страховые взносы 2019

Вознаграждения, выплаченные в рамках любых договоров ГПХ, не облагаются взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) (пп.2 п.3 ст.422 НК РФ).

И взносы «на травматизм» с договоров гражданско-правового характера по общему правилу не начисляются. Исключение составляет случай, когда начисление взносов на «несчастное» страхование прямо предусмотрено ГПД (п. 1 ст. 20.

1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ ).

Вместе с тем страховые взносы с выплат по гражданско-правовому договору, предметом которого является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, передача имущества в пользование, не начисляются (п.4 ст.

420 НК РФ). Речь идет о договорах купли-продажи, аренды, займа и т.д. То есть если, к примеру, работник предоставит организации заем, то с суммы процентов, выплаченных работнику, никакие страховые взносы начислять не придется.

Договор гпх с физическим лицом

Как писалось выше, на сотрудника, оформленного по договору ГПХ работодателю необходимо выплатить НДФЛ – 13% для резидентов и 30% для нерезидентов. Так же обязательными являются перечисления в пенсионный фонд России ПФР. А вот перечислять деньги в фонд социального страхования ФСС, работодатель не обязан.

  • в текст договора включены условия, характерные для трудовых отношений или указывающие на них (положения о регулярной оплате труда, отпуске, соцгарантиях, оплате больничных, личном выполнении работы, графике работы и подчинении трудовому распорядку, сведения о должности, специальности, профессии и т.д.);
  • осуществление работы по гражданско-правовому договору носит постоянный, а не разовый характер;
  • отсутствует документ, подтверждающий факт выполнения работ по гражданско-правовому договору (если его оформление, является обязательным по требованию законодательства);
  • договор многократно перезаключался по истечение срока его действия;
  • выплата вознаграждения производится наравне со штатными сотрудниками, по тарифной сетке, не реже двух раз в месяц.

Максимальный срок договора гпх с физическим лицом

Но, учитывая, что договор возмездного оказания услуг заключается на период оказания определенных, конкретных услуг, его срок должен соответствовать объему заказанных исполнителю услуг.

Подчеркнем, что гражданин, с которым заключен договор гражданско-правового характера, не вступает с организацией в трудовые отношения, поэтому сторонами договора являются не работник и работодатель, а исполнитель и заказчик.

Таким образом, очевидно, что гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, не распространяются на исполнителей, заключивших договор возмездного оказания услуг. Это относится и к такой гарантии, как право на отдых и, в частности, на отпуск. Гражданский кодекс РФ не предусматривает предоставление отпусков исполнителям.

Еще почитать:  Как согласовать перепланировку квартиры самостоятельно в спб

Простоправо ТВ О правах граждан 12.10 В парламенте зарегистрирован законопроект об обороте криптовалюты 06.10 8 новелл пенсионной реформы 04.

10 Государственные земли сельхозназначения можно приобрести на электронных торгах К преступлениям предлагают отнести только те деяния, которые стоят реальных тюремных сроков 03.10 Что делать украинцам, когда Фонд гарантирования требует денег О правах бизнеса 22.

09 Без НДС: начальники областных налоговых смогут блокировать накладные 14.09 Антимонопольщики встали на защиту МАФов 13.09 Какую ответственность понесет работодатель за нарушение законодательства о труде? 07.09 Революция началась: что представляет собой Legal Tech в Украине 06.

09 Принадлежит ли слоган к объектам авторского права и как его защитить? Новости и акции юристов 10.10 Москаленко и Партнеры Долг за коммуналку — что делать должнику? Рассказывает адвокат Москаленко А.В.

Образец и правила оформления гражданско-правового договора с физическим лицом

Способ оплаты различен, но чаще всего оплата услуг производится в безналичном порядке на банковские реквизиты исполнителя, которые указываются в договоре. Часто предусматривается оплата аванса – части денежных средств, положенных исполнителю, но перечисляемых ему до полного завершения всех работ.

Гражданско-правовой договор с физическим лицом заключается довольно часто, и является альтернативой трудовому договору, оформляемому работодателем с работником. Заключить его можно практически между любыми субъектами, обладающими нужной дееспособностью. В качестве сторон могут быть граждане России и организации, иностранные граждане и организации.

Хранение договоров в организации

Гражданско-правовой договор срок хранения

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Справка

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

Договора гпх срок хранения

Гражданско-правовой договор срок хранения

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.

К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив.

Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее.

Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде.

Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля.

Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы.

Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Срок хранения договоров

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

Читать еще –>  Начисление больничных по беременности и родам в 2019г

Срок хранения гражданско-правового договора

Ведение и хранение документации является важной частью работы каждой организации. Документы фиксируют абсолютно всю деятельность учреждения – начиная от его образования и заканчивая договорами с техническими мастерами со стороны, проводящими ремонтные работы.

Трудовое законодательство обязывает организации хранить документы, которые образуются во время её деятельности согласно пункту 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Разбор документов на постоянное и временное хранение проводится ежегодно.

В процесс разбора входит анализ фактического содержания документа, оценка научной и практической ценности, а также соответствие с данными о видах документов и продолжительности их хранения.

Такие данные находятся в соответствующих нормативных актах (в частности, в Перечне типовых документов, утверждённом приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558). Минимальный срок хранения гражданско-правового договора – 5 лет.

В остальных ситуациях длительность срока определяется соответствующими документами в организации. Сроки хранения не зависят от того, в каком виде представлен документ – в письменном или электронном.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»).

Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек.

При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) 2019

Нарушая закон при заключении договоров ГПХ в 2019 году, заказчик рискует нарваться на проверки инспекции труда, налоговой, ФСС, штрафы, пени и недоимки. Если трудовые договоры выдаются за ГПД, инспекция труда при проверке об этом узнает и потребует через суд от заказчика восстановления нарушенных трудовых прав исполнителя.

Читать еще –>  Узнать инн по кпп

Это значит, что исполнителю, а теперь он получит статус работника, необходимо будет выплатить командировочные, отпускные, оплатить больничные, восстановить на работе лиц, уволенных по ГПД и т.п. Кроме этого, в налоговую инспекцию и ФСС необходимо будет выплатить соответствующие, ранее невыплаченные взносы и налоги за работника, который раньше выступал исполнителем.

Гражданско-правовой договор

  • право подрядчика приостановить работы при неисполнении заказчиком встречных обязанностей по соглашению о подряде;
  • обязанность заказчика возместить расходы исполнителя в ситуациях, когда невозможность исполнения возникла помимо воли обеих сторон соглашения о возмездном оказании услуг.

Закон обязывает нанимателей заключать со своими работниками трудовые соглашения — это обеспечит право обеих сторон в дальнейшем пользоваться гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством. На практике нередки ситуации, когда на предприятие необходимо привлечь специалиста — физическое лицо. При этом самой организации-заказчику важен лишь результат работы специалиста за определённый соглашением срок. Такого рода отношения оформляются путём оформления договора гражданско-правового характера (ГПХ).

Cколько должны храниться договора в организациях

Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Вот почему любой из договоров с юридическим или физическим лицом — это важнейшая бумага, которую нельзя хранить «где придётся», перекладывая из папки в папку, а тем более — выбрасывать.

Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем.

После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение.

Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.

Договор гражданско-правового характера

В договоре нужно указать, будут ли стороны при возникновении разногласий обращаться в суд, либо решать все в претензионном порядке. В последнем случае до соблюдения установленного протокола обмена претензиями, обращение в суд будет невозможно. При этом нужно подробно указать порядок предъявления и ответа на претензии.

  • Характер работы — если для исполнителя существуют должностные инструкции, с которыми он ознакомлен, то это свидетельствует о трудовых отношениях.
  • Определенные условия труда – факт, что физлицо должно подчиняться правилам внутреннего распорядка, где работодатель решает когда работу следует начинать и оканчивать, также характерен для трудового договора.
  • Порядок и форма оплаты труда — когда в договоре существует ссылка к размерам оплаты труда, закрепленных в локальных актах для определенных профессий, а также что выплаты производятся на регулярной основе в установленные дни, это является признаком трудового договора.
  • В договоре предусмотрена обязанность работодателя оплачивать страховые взносы — это хоть и является косвенным признаком (при договорах гпх возможно социальное страхование и т. д.), но в совокупности также свидетельствует в пользу трудового договора.

Источник: https://firstjurist.ru/pereplanirovka/dogovora-gph-srok-hraneniya

Срок хранения договоров в организации

Гражданско-правовой договор срок хранения

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности.

Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств.

Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями.

Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм.

Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. Р’ тексте может иметься формулировка «РґРѕ погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, РґРѕРіРѕРІРѕСЂ аренды помещений РїСЂРё условии включения данных адреса месторасположения РІ реестр организаций Рё прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные Рѕ номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг Рё прочее;
  • указание длительности действия Рё данные Рѕ конечной дате формы, если отсутствует РёРЅРѕР№ характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним.

Контроль Р·Р° ведением журналов возлагается РЅР° различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество СЃ контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится РїРѕ постоянно действующим хозяйственным соглашениям Рё разовым договорам, например, РЅР° поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно РіСЂСѓРїРїРёСЂСѓСЋС‚ РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕ назначению Рё устанавливают СЃСЂРѕРєРё РЅР° основании деловой необходимости Рё СЃ учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. Р’ учете коммерческой компании соглашения используют РІ качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы СЃСЂРѕРєРѕРј свыше 5 лет.

�сключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость РІ столь длительном периоде основана РЅР° использовании данных РїСЂРё начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам.

Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений.

Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

�стечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию.

В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг.

Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность Рё выдержавшие положенный СЃСЂРѕРє хранения. Р�нформация Рѕ периодах хранения берется РёР· журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм Рё сверка периодов СЃ внутренним документом, регламентирующим СЃСЂРѕРєРё;
  • составление РѕРїРёСЃРё документов;
  • утилизация Рё составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Скачать список сроков хранения документов организаций

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/srok-xraneniya-dogovorov

Окно права
Добавить комментарий