Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Для того, чтобы использовать личный автомобиль по работе, необходимо заключить специальный договор с представителем организации. Чаще всего, это именно глава компании.

В документе оговариваются условия использования, какие выплаты и компенсации полагаются работнику, и кто будет оплачивать ремонт в случае поломки.

Если заранее не заключить подобный договор, то и претензий потом не может быть ни к кому.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях — образец 2018

ТК РФ постановлено, что, когда работник по согласованию с директором любой организации использует свой автомобиль в интересах работодателя, то ему положена компенсация:

  • За использование;
  • За износ машины.

Также возмещается владельцу расход, связанный с использованием любого личного автомобиля, оплата топлива и другое, освещенное в специальном документе.

Согласие на использование автомобиля правильно будет оформить письменно, для чего потребуется один из перечисленных ниже документов:

  • Локальный акт организации — согласно него сотрудникам может поручаться разъездной характер работы. Законодательство не определяет, что такое разъездной характер работы, поэтому его можно установить самостоятельно. Основным показателем может быть норма, при которой работа будет считаться разъездной — более 3 часов в день, более 7 раз в неделю и т.д. Чтобы узаконить акт, достаточно издать положение об использовании автомобиля или о разъездной работе, он может установить и разовое использование.
  • Должностная инструкция работнику, в которой нужно четко прописать обязанности с регулярными поездками человека.
  • Соглашение между сотрудником и работодателем — оно может быть частью трудового договора. Но, это будет неэффективный способ, так как условия могут часто меняться, что потребует трудоемкой работы по изменению договора. Гораздо проще заключить дополнительный документ, так как его проще менять. Порядок также предусматривает издание приказа о компенсации затрат.
  • Документы, подтверждающие факт того, что организация использует транспорт человека. Обязательных форм на этот случай не предусмотрено. Поэтому, работодатель может их сам разработать, утвердить. Например, всегда подтвердит факт путевой лист, а компенсация может выплачиваться на основании чека, который свидетельствует, что выполнялась заправка, а также квитанций о ремонтных работах и тд. Можно производить расчет исходя из километража.

Образец приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества

Постановление или приказ о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является одним из наиболее востребованных способов узаконивания отношений.

Но нужно знать, что приказ издается в связи с подписанием соглашения об использовании, как того требует статья 188 ТК РФ. Приказ закрепляет ответственность, является основанием для возмещения расходов.

Также данный документ может допускать определенный срок использования автомобиля или не указывать его. Образец можно просмотреть и скачать ниже.

В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018?

Конкретный размер за использование личного автомобиля ничем не регламентируется, при его определении нужно учитывать, как интенсивно будет использоваться средство и связанный с этим технический износ (амортизация). Обычно руководители принимают решение компенсировать в твердой сумме, выплата чаще всего производится ежемесячно. Также нужно предусмотреть, как будет выполняться оплата ГСМ, обслуживания, ремонта.

Если налогообложение происходит по системе «доходы минус расходы», то организация, ИП могут выполнять проводки сумм компенсации для уменьшения налоговой базы. Норма расхода: для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см — 2400 р./мес., а при большем объеме — 3000 р./мес.

Окончательно закрыл транспортный вопрос Минфин, который в своем письме № 03-11-11/82 (2013 год) объяснил, что сверхнормативная сумма не будет уменьшать налоговую базу.

Страховые взносы (ФСС, другие) с компенсации не уплачиваются, причем со всего размера (нормы не установлены), НДФЛ не взимается.

Решить проблему с уменьшением налоговой базы поможет аренда автомобиля, причем без экипажа, здесь ограничений нет, вся затраченная сумма будет считаться расходом (за исключением ремонта), только необходимо его подтверждать документально (оформление путевых листов и т.д.), вести учет.

Еще одним способом уменьшить расходы является договор безвозмездного пользования, но хоть автомобиль передается безвозмездно, а все равно налог с владельца будет взиматься. Уменьшить налоговую базу можно будет только на стоимость ГСМ. Поэтому, оптимальным считается первый вариант.

Как написать заявление на получение компенсации?

Чтобы получить компенсацию за предоставление личного автомобиля для выполнения поручений компании, сотрудник должен написать заявление, также может использоваться служебная записка, где он указывает, для каких служебных целей используется его имущество, с какой периодичностью. К заявлению прикладывается копия свидетельства о регистрации.

Скачать образец 

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

В Минфине считают, что в нормах расхода для компенсаций уже включены все расходы включая и на ГСМ, поэтому списание бензина при ежемесячных платежах компенсации не уменьшит налоговую базу. Подтверждение этому Письмо Минфина № 03-11-11/82. Поэтому, задаться вопросом как списать ГСМ не стоит — это излишне потраченное время.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://law-pravda.ru/obrazcy-dokumentov/obrazec-dogovor-ob-ispolzovanii-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax.html

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Использование личного автотранспорта сотрудниками многих организаций по рабочим надобностям сегодня не редкость. В свою очередь компания обязана выплачивать компенсацию за эксплуатацию в рамках трудового соглашения. Рекомендуем ознакомиться с тонкостями оформления подобных расходов.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях договор

ТК РФ (ст. 188) регулирует подобные вопросы. Согласно ему предприятие, в рабочих целях которого сотрудник использует свое авто (иное имущество) обязано возместить расходы на:

  • амортизацию (за износ, ГСМ, заправка пр.);
  • за использование.

Работнику следует позаботиться об оформлении специального доп соглашения или договора (отдельного, или внесение данных в тело трудового соглашения) с работодателем.

Важно знать, что помимо самой фиксации факта эксплуатации личного транспорта документ должен определять: порядок учета расходных средств и материалов, условия, срок действия и обязанности каждой стороны.

Бланк можно составить самостоятельно в свободной форме либо скачать образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях в режиме онлайн и совершенно бесплатно.

Разовое оформление

Документ оформляется на определенный срок, однако при разовом использовании можно обойтись и без такового. В данном варианте достаточно оформленного путевого листа для подтверждения суммы расходов (заправка или ремонт, например).

Возмещение расходов директором

Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения. Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс. рублей, свыше – 3 тыс. руб.).

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018

Существует несколько видов соглашений, которые могут заключать работник и руководитель:

  • дополнительное или трудовое соглашение;
  • по договору аренды.

Как оформить?

В первом варианте алгоритм действий следующий: согласование вопросов с работодателем — написание заявления в бухгалтерию компании – приказ дирекции — ежемесячное (либо иное) погашение расходов и компенсация износа.

Во втором варианте: согласование с руководством – заключение договора аренды – внесение изменений в страховой полис – составление и передача акта приема передачи имущества.

К сказанному добавим, что аренда автотранспорта возможна с экипажем с (самим работником) и без него. Этот момент следует учесть при составлении документа.

Соглашение и оплата: расчет

Расчёт производится на зарплатную карту работника, при этом возможен ежемесячный расчет либо погашение полной суммы одноразово. Этот вопрос также следует освятить при составлении документации.

Следует уточнить и расчет за амортизацию (технический износ, обслуживание пр.).

Если сама компенсация выплачивается согласно договору, то ГСМ и прочие технические детали не всегда возможно учесть соразмерно действительным расходам (например, различный километраж), в таком случае арендодателю следует воспользоваться служебной запиской (служебкой) для возмещения затрат. В этом варианте расчет производится на руки, согласно чекам, либо на карту сотрудника.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018

Налоговый Кодекс предусматривает налогообложение на данную компенсацию (НДФЛ (налог на прибыль) в размере 13%). Однако страховые и прочие взносы (ФСС, пенсионные, транспортный налог) с этой суммы не взимаются.

Могут возникать вопросы относительно уплаты: в зависимости от типа документа налоги могут оплачиваться либо сотрудником (аренда) либо руководителем (соглашение).

Решить многие вопросы относительно налоговой базы для предприятия можно путем заключения договора аренды либо безвозмездного использования. Впрочем, в данном вопросе многое зависит от вида деятельности предприятия. На практике первый вариант неэффективный, поэтому часто используется именно второй.

Скачать бланк заявление работнику

Бланк заявления на погашение расходов, связанных с эксплуатацией авто для производственных нужд можно составить самостоятельно либо скачать/списать его в интернет (например, на нашем портале) безвозмездно. Это поможет правильно составить документ и избежать многих ошибок.

Скачать бланк можно здесь: 

Доплата в зависимости от затрат

Если действительные расходы превысили сумму, указанную при составлении документа (например, во время поездки (либо нескольких) превышен километраж и соответственно увеличился расход бензина), сотрудник может написать служебную записку нанимателю и получить возмещение расходов (если это может допускать соглашение). Проводка документов происходит согласно регламенту (составляется отчет в налоговую инспекцию на списание средств).

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(9 3,56 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mosfund.ru/pravo/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax-kak-oformit.html

Договор на использование личного автомобиля служебных

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке.

Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха. В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера.

Руководители также используют личный транспорт в целях урегулирования различных рабочих вопросов на выезде. Способы оформления взаимоотношений с работником на использование транспорта В данной статье разберемся, как это документально обозначить.

Оформляются взаимоотношения с работником, который использует свою машину для исполнения служебных обязательств, разными способами.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении.

Образец договора об использовании личного автомобиля в служебных целях

  • 1 Договор на использование личного автомобиля в служебных целях договор
  • 1.1 Разовое оформление
  • 1.2 Возмещение расходов директором
  • 2 Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018
  • 2.1 Как оформить?
  • 2.2 Соглашение и оплата: расчет
  • 3 Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018
  • 3.1 Скачать бланк заявление работнику
  • 3.2 Доплата в зависимости от затрат

Использование личного автотранспорта сотрудниками многих организаций по рабочим надобностям сегодня не редкость. В свою очередь компания обязана выплачивать компенсацию за эксплуатацию в рамках трудового соглашения. Рекомендуем ознакомиться с тонкостями оформления подобных расходов.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях договор ТК РФ (ст.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя».

Возмещение расходов за использованные горючесмазочных материалов производится в соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя в пределах следующих норм: бензин л/100 км пробега моторное масло согласно инструкции по эксплуатации; трансмиссионные масла согласно инструкции по эксплуатации; охлаждающие жидкости согласно инструкции по эксплуатации; прочие технические масла и жидкости согласно фактических затрат, но не более 5% стоимости горюче-смазочных материалов. 6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ 6.1. Все изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в виде дополнительных соглашений, подписываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора. 7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 7.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
7.2.

Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях

Во-первых, можно указать пункт об эксплуатации собственности в трудовом договоре и выплачивать компенсации, которые предусмотрены законодательством.

Во-вторых, можно также составить и подписать с работником договор (который называется гражданско-правовым) с указанием аренды собственного транспорта с предоставлением помощи управления и технического использования. При этом соблюдая нормы использования личного автомобиля в служебных целях.

Внимание Достоинства и недостатки каждого из вариантов У каждого варианта есть достоинства и недостатки. Рассмотрим их более подробно. Различие с другими видами приобретения транспорта в пользование состоит в том, что в этом случае авто эксплуатируется как в рабочих, так и в собственных личных делах.

Соответственно, выплаты за пользование автомобилем работника могут быть меньше аренды, которая подразумевается согласно договору аренды автомобиля с водителем.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Информация, не позволяющая проверить затраты на ГСМ в качестве общепроизводственных, может сыграть на руку контролерам. В подведении итогов следует отметить следующее. Чтобы выплаты за эксплуатацию собственного транспортного средства работника являлись компенсационными, необходимо соблюдать порядок использования личного автомобиля в служебных целях:

  1. Эксплуатация автомобиля связана с выполнением трудовых обязательств.
  2. Компенсационная выплата выдается на основании приказа работодателя. Величина возмещения обозначенных затрат при этом обязана отвечать экономически обоснованным расходам.

Если данные правила не исполнены, то стоит подписать с сотрудником соглашение или договор об использовании личного автомобиля в служебных целях с водителем и учитывать все налоги и взносы.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018 В данном варианте достаточно оформленного путевого листа для подтверждения суммы расходов (заправка или ремонт, например). Возмещение расходов директором Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения.

Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс. рублей, свыше – 3 тыс. руб.).

Использование личного автомобиля в служебных целях: как всё оформить А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Договор на использование личного автомобиля для служебных поездок

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов.

Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Договор на использование личного авто в служебных целях

Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Договор использования личного автомобиля в служебных целях рб

Расчеты по договору найма автомобиля с водителем нельзя воспринимать как компенсационную выплату работнику, которому предоставили доверенность для управления транспортным средством. Таким образом, субъект для обложения страховыми взносами для внебюджетных фондов отсутствует.

Договор использования личного автомобиля в служебных целях украина

Согласно ему предприятие, в рабочих целях которого сотрудник использует свое авто (иное имущество) обязано возместить расходы на:

  • амортизацию (за износ, ГСМ, заправка пр.);
  • за использование.

Работнику следует позаботиться об оформлении специального доп соглашения или договора (отдельного, или внесение данных в тело трудового соглашения) с работодателем.

Важно знать, что помимо самой фиксации факта эксплуатации личного транспорта документ должен определять: порядок учета расходных средств и материалов, условия, срок действия и обязанности каждой стороны.

Бланк можно составить самостоятельно в свободной форме либо скачать образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях в режиме онлайн и совершенно бесплатно.
Разовое оформление Документ оформляется на определенный срок, однако при разовом использовании можно обойтись и без такового.

Источник: http://law-uradres.ru/dogovor-na-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-sluzhebnyh/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях приказ, договор, заявление, НДФЛ

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию, менеджеры вынуждены в рабочих целях использовать транспорт. Далеко не все предприниматели обладают достаточным ресурсом, чтобы наделить каждого такого сотрудника автомобилем. В таких случаях возникает нужда в работниках, владеющих собственным транспортом.

Возможность такого использования

Возможность использования личного имущества работника, в том числе и автомобиля, в служебных целях предусматривается ст. 188 Трудового Кодекса России. Однако документ не регулирует ни оплату такого применения, ни сроки эксплуатации, ни порядок компенсации. Единственное, что требует ТК – оформление письменного соглашения, в котором указывается все вышеперечисленное.

Собственно говоря, в законодательных актах нет такого определения, как работа разъездного характера. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает параметры таких служебных обязанностей.

Формы оплаты

Критерии разъездной работы фиксируются работодателем в Положении о разъездном характере труда или соответствующем приказе с перечнем таких работ. Для их выполнения работник может использовать и служебный, и личный транспорт. Применение последнего предполагает какую-то форму оплаты. Существует не менее 4 вариантов.

  • Компенсационный механизм – использование личного автомобиля в служебных целях закрепляется соответствующим соглашением или трудовым или коллективным договором. Как правило, такое соглашение предполагает компенсацию за износ машины и возмещение расходов. Обычно компенсация оформляется как определенная сумма за месяц. Если какое-то время работник не использует авто – находится в отпуске, на больничном, то за этот период компенсацию не выплачивают. В возмещение входят расходы на бензин, на мойку, на ремонт. Они также могут быть подробно перечислены в трудовом соглашении.
    • Такой вариант очень выгоден наемщику, так как позволяет создавать весьма гибкий график. Кроме того, компенсационные выплаты до определенной величины не облагаются налогом.
    • А вот с точки зрения работника компенсационный механизм далеко не так выгоден, как кажется: очень сложно подсчитать фактические расходы на ремонт и замену деталей. При таком подходе сотрудник практически беззащитен и редко когда может отстоять свои требования в суде.

Нужно иметь в виду еще одно: ст. 264 НК РФ четко определяет максимальные размеры компенсации за использование личного авто с определенным объемом двигателя. Сумма за месяц не может превышать этой величины. Расходы, связанные с обслуживанием, ограничений не имеют.

  • Аренда – в этом случае личный автомобиль работника предприятие берет в аренду без водителя. Сотрудник же пользуется как бы служебным транспортом. Договор аренды позволяет предусмотреть и оформить все возможные компенсационные выплаты, однако имеет и свои недостатки. Например, поездка на автомобиле вне служебного времени легко может расцениваться как использование служебного транспорта в личных целях, если в договоре аренды не указано особо на эту возможность. Кроме того, аренда предполагает выплату НДФЛ с выплат работнику, переоформление страхового полиса и заключение договора аренды.
  • Ссуда – предполагается безвозмездная ссуда машины предприятию. Автомобиль в таком случае также оказывается на балансе предприятия, что облегает учет расходов и снижает налоговую нагрузку. Сотрудник прямого вознаграждения за использование его машины не получает.
  • Договор гражданско-правового характера – такое соглашение является своего рода альтернативной полноценному трудовому договору. Работник выступает исполнителем, а наемщик – заказчиком. В этом случае установленные законом трудовые нормативы не действуют. При этом возможна аренда с водителем, без водителя, оформление подряда, транспортного обслуживания – все что угодно. Но и здесь есть нюанс: сотрудник должен иметь право на такую деятельность, то есть являться субъектом предпринимательства.

На практике чаще всего прибегают к первому механизму, так как он наиболее выгоден для работодателя.

Договор на компенсацию за использование личного автомобиля

Основанием для выплат при использовании личного авто в служебных целях является соглашение между сотрудником и наемщиком. Оно может являться составной частью Трудового договора или заключаться дополнительно.

Второй вариант более рационален: при смене машины, например, эксплуатационные расходы могут измениться, что отразить в постоянном трудовом договоре не удастся.

Дополнительное же легко расторгнуть и заключить новое соглашение.

В документе обязательно указывается:

  • технические характеристики машины – тип авто, марка, номер двигателя, регистрационный номер и прочее;
  • размеры компенсации;
  • список расходов, подлежащих возмещению: текущий ремонт, расходы на покупку топлива и запчастей, плата за парковку во время рабочей смены, мойка машины, другие производственные траты;
  • порядок выплат компенсации и возмещения расходов, сроки выплаты.

К документу прилагается копия техпаспорта машины и свидетельство о регистрации. Если сотрудник водит машину по доверенности, то требуется также копия полиса ОСАГО, где указано его имя.

На основании соглашения наемщик издает приказ об установлении компенсации за использование личного авто. Во время действия соглашения требуются документы, подтверждающие использование машины:

  • путевой лист или ведомость разъездов в служебных целях (с указанием данных о работнике и машине, а также пунктов назначения и километража);
  • чеки АЗС, подтверждающие заправку;
  • чеки и квитанции об оказании услуг – мойка, ремонт;
  • расчет расходов на основании указанного километража, стоимости бензина или дизельного топлива и норм расхода горючего, которые прописаны в соглашении. Документы служат как подтверждением использования транспорта в служебных целях, так и свидетельствами для налоговой и прочих служб.

Пример договора можно скачать здесь.

Образец договора на компенсацию за использование личного автомобиля

Пример заявления на компенсацию доступен для скачивания тут.

Заявление на компенсацию за использование личного автомобиля 

Как начислить и как рассчитать

Законодательство предусматривает определенные нормы компенсации при использовании личного авто. Это нужно учитывать при расчете налога на прибыль. Согласно постановлению правительства от 2 июля 2013 года максимальная величина компенсации составляет:

  • 2400 р при объеме мотора до 2 тыс. куб. см;
  • 3000 р , если двигатель автомобиля по объему превышает 2 тыс. куб. см.

Нормы для личного грузового транспорта не определены, а устанавливаются при заключении соглашения с работодателем. Если имеется заключенное соглашение, то расчет компенсации выполняется исходя из количества отработанных дней:

  • ежемесячная сумма делится на число календарных дней, например: 3000/22=136,37 р;
  • результат умножается на число фактически отработанных дней, например: 136,37*12=1636,32 р;
  • возмещение расходов на бензин выполняется согласно чекам АЗС и нормам, установленным распоряжением Минтранса России. Результат прибавляется к предыдущей сумме, например: за пробег в 100 км 7,7*32,5=250,25 р суммируют с компенсацией – 1636,32+250,25=1886,57 р.

Компенсация начисляется в оговоренные сроки полностью. Налог при выплате не удерживается. Как правило, сумма переводится в тот же день, когда выплачивается заработная плата.

Если договоренности о фиксированной сумме нет, то оплата производится по предоставляемым документам: чекам и квитанциям. Такой вариант документально оформить гораздо сложнее.

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Приказ на компенсацию за ГСМ

Ндфл и другие налоги

Компенсация за пользование личным авто в служебных целях не является оплатой труда, соответственно, никакими налогами или страховыми взносами она не облагается. Это своего рода возмещение ущерба. Однако таковым он является только в том случае, если имеются все документы, подтверждающие эксплуатацию машины для выполнения рабочих обязанностей.

  • Наемщику выгоднее оформить соглашение с точным указанием компенсации, чем выписывать работнику премию на ту же сумму, поскольку первая налогом не облагается, а премия подлежит налогообложению.
  • Законодательство ограничивает компенсационные выплаты определенной суммой за месяц. Если компенсация превосходит максимальные размеры, эти сверхнормативные расходы НДФЛ облагаются.

Использование личного автомобиля для выполнения рабочих обязанностей вполне допускается, но должно быть соответствующим образом оформлено. Чаще всего применяют компенсационный механизм, так как он наиболее выгоден наемщику, однако возможны и другие варианты оформления договора.

Компенсация за автомобиль в 1С Бухгалтерия 8 описана в этом видео:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/vyplaty/kompensatsii/za-ispolzovanie-lichnogo-avto.html

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях образец

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной.

Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ).

Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п.

 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора.

А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются.

Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный).

По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было.

Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни.

Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля.

Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п.

 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к.

при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор.

Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации.

Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст.

264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц.

А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст.

264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо.

То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ.

А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное».

Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации.

Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде.

Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156

Окно права
Добавить комментарий